日本人很注重接打电话时的语气、措辞、礼仪和敬语等的使用。在接电话的时候，日本人特别希望在通话过程中不断获得对方的响应，让他有一种被倾听、被理解、被尊重的感觉。对日本人来说，这种感觉非常重要，在某种程度上，甚至能够决定谈话的内容和深度。
第一点：接听电话日本人接电话时，首先是自报家门，例如自己公司、自己家或自己的姓名，然后再开始谈话。这一点与中国人打电话时的习惯不一样，要非常注重。其次，听电话时，假如你已经听明白了对方讲的意思，那么就要在对方讲话停顿时，回答一声【はい】，以表示我正在听您讲话，并且听懂了，请您继续往下说。除回答【はい】之外，有时还要重复对方所讲的意思，或没有听清楚时，要说【すみませんが、もう一度おっしゃってください】(对不起，请再说一遍)。
第二点：通话通电话时，无法以实物、手势、表情、动作来辅助说明你的话，所以用日语通话时，要注重讲得清楚，缓慢。并且，中途要进行停顿，以便对方进行反应或纪录。日本人一般不直接询问对方说否听懂了，这样会显得很失礼。因此，切忌问【わかりましたか】(明白了吗?)
第三点：客套话在得知对方是谁后，一般要进行简单的寒暄。在公司时接其他公司的人打来的电话时，最常见的客套话就是【いつもお世話になっております】(总是承蒙您的关照)【どうも】(您好)。假如和对方有段时间未联系，则要说【ごぶさたしております】(好久不见)。而在夜晚或清晨打电话时，打电话的人一般都要说句【夜分遅く(朝早く)おそれいります。】(抱歉夜晚(早晨)打电话给您)等等。
第四点：挂电话结束通话时，日本人一般不说【さようなら】而说【失礼します】。假如是在晚间，那么还要说一句【お休みなさい】(晩安)。而且，说完之后，不要马上放下电话机，要确认了对方也打算放电话机之后，方可轻轻把电话挂断。切忌迅速将电话机扣掉。当然除此之外，还有许多我们应该注意的细节。当我们初学习日语时，虽然能够表达清楚，但其实有很多表达是意思正确，却不够礼貌的。随着学习的深入，为了让自己看起来更加专业，必须学会一口漂亮的日语，也就是正确地使用敬语。
