以前我非常痛恨写英文邮件，特别是那些工作场合的正式邮件，感觉就是一个套路，一个模板。
后来有段时间，我兼职给朋友改英文邮件，邮件令人发指的“中文英说”的程度，让自己的英文水平急剧下降。就像长期听跑调的人唱歌一样。
后来，我开始敢于表达，再来纠正错误、积累正确的语句和用法，才发现水平提高的很快。
1.礼貌用语在USA，排队在咖啡馆点餐，若你对服务员说“I want a large latte!” 服务员定会在心里鄙视你一番。若你留意，一般英语为母语的人会这么点餐：“Can I have a large latte?”用can引导的疑问句马上把谈话的氛围渲染的彬彬有礼。
写邮件的时候也一样，也许是英文水平有限，通篇充满了“I want let you know…” , “you must notice that…”, “you have to know…”（这些话的语气，都充满了一种“你小子啥也不懂，我告诉你啊…..”居高临下的语气）。
所以，一封礼貌得体的邮件，不仅能让看的人舒服，还能提升你在对方眼中的形象，特别是在商务信函中，能提高沟通的效率，减少因误会引起不必要的麻烦。
如何让一句生硬的英文变成礼貌用语，有几点诀窍及供参考哦。
(1)若要向对方表达请求、质疑、观点时，尽量将陈述句改为疑问句。
例如，如上所示，如果将 “I want let you know…”（我要让你知道）这样欠揍的句型，稍稍修改为 “May I say that…”，或许故事的结局就大不一样了。
再比如，若你向对方提出请求，选择疑问句型，可以彰显出你的谦和和修养。例如你要去某地做个演讲，你希望会议组织者为你准备PPT、打印演讲提纲等东西，你可以在提出要求之后，写上一句“Would you be able to arrange there items for me?”（请问您能帮我安排好这些物品吗？）看了这样的邮件，保准对方在为你卖力时。
(2).适当的恭维、感谢和祝福
这世上没有人不爱听好听话，这是放之四海而皆准的真理。在邮件中适当放入一些这样的话，让对方心里暖洋洋并乐滋滋地为你卖力，何乐而不为？这个“度”如何把握，却是我这篇文章帮不了你的地方，这只能根据实际的情况，自己斟酌了。这就像人生，读再多的“心灵鸡汤”，也替代不了你自己去这花花世界走上一遭。
一般恭维话、感激语和祝福放在邮件的最后一部分，在你提出要求或说完正事儿之后。有几句经典句型，使用频率颇高，不妨拿去背背：
A.We appreciate the service you provided to us, and we feel fortunate to have you as our clients and friend.
（我们非常感激你为我们提供的服务，有您这样的客户和朋友是我们的运气。）
注：appreciate后面直接接名词或名词性短语，若要接if引导的从句，记住要在if前加it, 即“appreciate it if…”这是英文为母语的人都会常常犯的错误。
B.We sincerely appreciate you taking time out of your busy schedule to show us around during our stay in Chicago. I would like to thank you again for your warm hospitality and for making our stay in Chicago so memorable and special. Please also convey our thanks to your family for their kindness.
（我们在芝加哥期间，非常感激您在百忙之中抽出时间陪我们参观。再次感谢您的热情款待，您让我们在芝加哥度过了如此令人难忘和特别的时光。同时请代我向您的家人表达我们的谢意。）
C. I wish you and your family happy, healthy and prosperous in the coming year!
（祝您和您的家人在新的一年生活愉快、身体健康、事业兴旺！）
D. Thinking of you on this special day and wishing you a beautiful Christmas!
（在这个特别的日子里，非常想念你。祝你度过一个快乐的圣诞节！）
2. 长话短说我们写英文，长得像火车，一甩一大段，写到最后主谓宾都分不清楚。看邮件的人，不得不先做语法句型划分练习，随后才能将意思猜出一二。
例如，碰到过这样一封邮件，它写到：
“With the accommodation, we offered a five star hotel for our guests, we also put a lot of effort and cooked many kinds of food every day, all the guests felt free to choose from them, the food and drinks were cooked in the principle of being healthy, clean, safe in order to give our guests enough energy to hold meeting……”
这是封毫无语法和句型可言的邮件。
所以“地道”邮件要避免写你拿不准的长句，而代之以简短句。先保证句子的正确性，再来斟酌句型的优美。另外，避免使用“in the principle of ”（本着什么原则）、“give enough energy to hold meeting”（给予足够的能量去开会）这样中式的思维。
上面那段话，若要保持原意，使用简短句，可稍作修改为
“A five-star hotel was arranged for the meeting participants. We endeavored to provide a variety of food to them as well. All prepared food and beverages were healthy, clean and safe in order to satisfy all participants' requirements…”
（为与会者安排了五星级酒店的住宿。并且我们竭尽所能为与会者提供各种美食。所有准备的食物和饮料都是健康、干净、安全的，满足所有与会者的要求……）
3. 莫用造词造词的一个“罪魁祸首”就是电子词典。很多中文听起来很溜的词，其实英文里是不用的。例如，若你查“权力寻租”， 电子词典会显示“power rent-seeking”。这个词频繁地出现在国人写的论文、邮件、文章中，我曾经也对这个词的正确性深信不疑。
还有一个词“undertaking”（经营者），相信学法律的人对这个词很熟悉，甚至我们的法条翻译中也频频使用它。
